9章 承認プロセスの設定 - 4. 承認プロセスによる公開管理

9. 進行中の承認依頼の管理

ある時点で進行中となっている承認依頼の一覧は「承認依頼管理」画面の「承認依頼一覧」タブで参照することができます。この画面では、承認依頼フォルダと、それぞれのフォルダで管理されている承認依頼の一覧を見ることができます。

この例では、承認依頼フォルダ「トップ」直下に「新営業所開設のお知らせ」と「新製品のご案内」の２件の「承認待」の承認依頼が置かれています。また、トップのフォルダには「最終チェック」という名前の承認依頼フォルダが作成されています。

承認依頼管理画面には、「要対応依頼一覧」タブと「承認依頼一覧」タブがあります。「要対応依頼一覧」側に表示される承認依頼は、すべて、操作しているスタッフ(あなた)が対応可能な承認依頼です。つまり、あなたが担当者となっているいずれかの承認ステップで承認待または差戻になっている承認依頼、または、あなたが作成した承認依頼で、あなたのところまで差し戻されて来てしまった承認依頼です。「操作」欄に表示されている黄色のボタンをクリックすると承認画面に入ることができます。

「要対応承認依頼」画面の表示件数が 0 の場合には、あなたが対応することができる(対応しなければならない)承認依頼は滞留していないことになります。もし、表示が 0 件でない場合には、対応すべき承認依頼が滞留している場合がありますので、承認依頼の内容を確認して対処してください。

先の例と同じ状況で「要対応承認依頼」側の表示を見てみると、件数は 1 件になっています。「新営業所開設のお知らせ」は、この画面を表示したスタッフ(あなた)は担当者になっていないので対応する必要がないため、表示されていません。 「承認依頼一覧」タブ側には、承認完了になったものも含めたすべての承認依頼が表示されています。このなかで操作欄に黄色いボタンが表示されている承認依頼は、操作しているスタッフ(あなた)が対応可能な承認依頼です。そのボタンをクリックすると承認依頼画面に入ることができます。 承認依頼は、承認が最終段階まで完了すると、承認完了となりますが、承認完了となった承認依頼(承認履歴)は、その承認依頼が置かれているフォルダに設定されている「承認完了後の一覧掲載日数」の期間「承認依頼一覧」画面に掲載され続けます。指定期間を過ぎると、その承認履歴は「承認依頼一覧」画面に表示されなくなります。その承認履歴は表示はされなくなりますが削除されたわけではありません。その承認履歴が関連しているページの該当するリビジョンの「承認履歴」タブの側からは、承認の履歴として参照することができます。

上図の場合「最終チェック」という承認依頼フォルダに「年末年始休業のお知らせ」という「承認完了」の承認依頼(承認履歴)が置かれています。この承認履歴はフォルダ「最終チェック」に指定されている掲載期間満了まで表示され続けますが、その期間を過ぎるとこの一覧には表示されなくなります。

進行中の承認依頼に関しては、前節での説明のとおり「承認依頼管理」画面を使用するのが便利です。それにより、進行中の承認依頼を把握することができます。

既に承認完了となった承認依頼(承認履歴と呼びましょう)は、一定期間、承認依頼管理画面に表示されますが、期間を過ぎると表示されなくなります。

承認依頼一覧に表示されなくなった過去の承認履歴は、各ページのリビジョンから辿ることで参照することができます。

あるページに付けられた承認の履歴を参照する場合、ページ一覧画面で、対象のページの編集ボタンをクリックしてください。表示されるページ編集画面の隣にある「承認履歴」タブをクリックすると、そのリビジョンに付けられた承認の履歴を参照することができます。