9章 承認プロセスの設定 - 4. 承認プロセスによる公開管理

5. 一括承認依頼

複数のページについて、一括して承認依頼を作成することができます。

• 承認依頼は、あくまでも、ページごとに個別に作成されます。これは、ページごとに、承認、差戻の決定がそれぞれのタイミングで発生することを許容する必要があることや、差戻や承認が発生する場合に、個別のページごとに異なる担当者が対応する状況にも対処するためです。ひとまとめにして承認依頼ができると便利なように感じることもありますが、差戻などのことを考えると、個別に承認依頼が作成される方が多くの面で便利なようです。
• 作成された承認依頼は、ひとつの承認依頼フォルダに投入されます。この承認依頼フォルダが、承認依頼を束ねる役割を果たします。
• 承認依頼メールに挿入される「承認画面URL」は、承認フォルダへ入るための URL となります。その後、その承認依頼フォルダで「一括承認」を行なうか、個別に承認、差戻を行なうかは承認担当者の判断となります。規模が大きい場合には、承認担当者は手分けして承認処理を行なうことになるでしょう。

一括承認依頼は、ページ一覧画面から行ないます。

ページ一覧画面で、一括承認依頼を行ないたいページ群をあるフォルダ(この場合 News & Topics というフォルダ)に集め、そのフォルダに入った状態で画面右上の「一括承認依頼」ボタンをクリックします。一括承認依頼の処理が始まります。

フォルダに承認プロセスが指定されていない場合には「一括承認依頼」ボタンは表示されません。

「一括承認依頼」ボタンをクリックすると、上図のような画面が表示されます。

• 承認依頼フォルダを指定してください。既存のフォルダを使用する場合は、ポップアップからフォルダを選んでください。新規にフォルダを作成したい場合には、親フォルダをポップアップで選択した上で、サブフォルダの名称を「新規サブフォルダ名」欄に記入してください。
• 承認プロセスと、投入するステップを選択してください。この選択方法は、一括でない、普通の承認依頼の場合と同じです。
• 承認依頼するページを選んでください。上図では「新製品のご案内」というページには選択用のチェックボックスは表示されていません。このページには「承認」欄に黄色のマーカーが表示されています。このマーカーは、このページに進行中の承認依頼があり、それが「承認待」になっていることを示しています。あるページに対しては重複して承認依頼を作成できませんので、このページには選択用のチェックボックスは表示されていません。

入力したら、画面右上の「次へ」ボタンをクリックしてください。次は承認依頼メールの作成です。

承認依頼メールの文面と、承認依頼メールの配信先を選択して「実行」ボタンをクリックすると一括承認依頼が実行されます。

承認依頼メールの文面は、作成される個々の承認依頼の承認履歴の中に「依頼文」として記録されます。一旦記録されると、履歴の一部を選択的に削除したり編集したりできませんのでご注意ください。