9章 承認プロセスの設定 - 4. 承認プロセスによる公開管理

8. 一括承認

一括承認は、ある承認依頼フォルダの下に置かれているすべての承認依頼を一括して承認します。承認依頼フォルダ中から選択して複数の承認依頼を選び出して承認するのではなく、フォルダ以下のすべての承認依頼が対象となります。

一括承認を行なうためには、ある承認依頼フォルダに置かれているすべての承認依頼が、下記の条件を満たしている必要があります。

• 一括承認を行なおうとしているスタッフが、その承認依頼フォルダにおかれているすべての承認依頼を承認可能であること。他のスタッフが編集中のページは承認処理できません。
• 一括承認を行なおうとしているスタッフが、承認依頼の現ステップの担当者であること。
• その承認依頼フォルダに置かれているすべての承認依頼の次の承認ステップが同じであること。承認プロセスは異なっていても構いません。これにより、承認プロセスの前半のステップ構成が異なっていても、後半が同じになってゆく承認プロセス群の後半の承認処理を、まとめて処理できるようになっています。（一括承認の場合、スキップは考慮されません）

これらの条件を満たしている場合に限り、承認依頼管理画面の右上に「一括承認」ボタンが表示されます。 見方を変えると、ある承認依頼フォルダにおかれている承認依頼の足並みが揃ったかどうかは「一括承認」ボタンが表示されるかどうかで判断することができます。

一括承認の条件が整っている承認依頼フォルダで「一括承認」ボタンをクリックすることで一括承認を開始することができます。下図は一括承認画面の例です。

一括承認画面は、上部に一括承認の対象となっている「承認対象ページ」のリストが表示されます。このリストを使って承認対象を確認してください。

それ以外の入力項目は普通の承認と同じです。承認依頼メールおよび承認完了通知メールの文面および、それぞれの配信先を指定してください。承認依頼メール、承認完了通知メール、いずれも、承認履歴の一部として記録されますのでご注意ください。一旦記録されると、承認履歴の一部を選択的に編集したり削除することはできません。

一括承認の対象の中に、差戻された承認依頼が混ざっていても構いません。その場合、その承認依頼については、承認完了通知メールは発送されません。また、すべての一括承認対象が差戻された承認依頼の場合、一括承認画面の下半分を構成している「承認完了通知メール」欄および「承認完了通知メール配信先」欄は表示されせん。

承認依頼メール、承認完了通知メールとも、文面に承認フォルダ URL が含まれています。この URL を辿ることで、承認依頼フォルダに直接到達することができます。ただし、ID とパスワードの提示は必要です。