9章 承認プロセスの設定 - 4. 承認プロセスによる公開管理

3. 承認画面への入り方

承認画面へ入る方法は 4 種類あります。

• 承認依頼メールや差戻通知メールなどに含まれている URL を使って入る
• ページ編集画面から入る
• 承認依頼一覧画面から入る
• ダッシュボードから入る

承認依頼メールや差戻通知メールなどに含まれている URL を使って入る

承認依頼メールや差戻通知メールを受け取ると、その文面は下記のようになっているでしょう。

下記ページの公開承認をお願いします。

サイト： www.frameworks.co.jp
依頼番号： 9
ページ： 新製品のご案内 [Rev. 1]
承認プロセス： 一般コンテンツ用承認プロセス
承認ステップ： コンテンツ確認１
承認画面URL： https://your.domain/WebRelease2?p=Iutjj2r90000000e0rmd3p400000002c19

文面にある「承認画面URL」を使って承認依頼画面に入ることができます。多くのメールソフトでは、この URL をクリックするだけでデフォルトのブラウザが起動して該当するページを表示するはずです。

この URL にアクセスすると、まず、WebRelease のログイン画面が表示されます。ID とパスワードを入力してください。正しい ID とパスワードを入力すると、承認画面が表示されます。

この URL は永久に使えるわけではありません。

• ある承認依頼について承認依頼メールを受け取っていたが、しばらく放置している間に他の担当者が承認処理をしたため、その承認依頼の承認権限は既に他の承認ステップに移っていた。このような状況で古くなった URL にアクセスしても、承認画面には入れません。
• 承認依頼が削除されてしまった場合にも、承認画面には入れません。
• スタッフや承認担当者でなくなってしまった後でこれらの URL をアクセスしても承認画面はもとより、サイトにさえアクセスできません。

この URL が漏洩したり、残骸としてどこかに残っていても ID とパスワードがなければ WebRelease にログインすることはできません。また、権限を失ったユーザがその権限を超えて承認画面に入ることもできません。

ページ一覧画面から入る方法

承認画面へはページ一覧画面から入ることができます。

① 上記の例では、「News」というページの「承認」欄の黄色いマーカーは、このページが承認待の承認依頼を持ったページであることを表わしています。承認待の承認依頼を持っているページに対しては「ページ編集」ボタンは、承認待となっている承認ステップの担当者にしか表示されません。「承認」欄に黄色いマーカーが表示されていて、かつ、編集ボタンが表示されているならば、その承認待は、あなたが担当者になっているいずれかの承認ステップで発生している承認待です。

② この承認依頼を処理するために承認画面に入るには、操作欄の編集ボタンをクリックします。

ページ編集画面で「承認履歴」タブを選択すると、承認画面に入れます。そこから、承認、差戻などの処理を行なうことができます。

承認依頼一覧画面から入る方法

承認画面には「承認依頼管理」画面から入ることができます。この入り方がもっとも基本的な入り方かもしれません。

承認依頼管理画面には「要対応依頼一覧」タブと「承認依頼一覧」タブがあります。「要対応依頼一覧」側に表示される承認依頼は、すべて、操作しているスタッフ(あなた)が対応可能な承認依頼です。つまり、あなたが担当者となっているいずれかの承認ステップで承認待または差戻になっている承認依頼です。「操作」欄の黄色い編集ボタンをクリックすると承認依頼画面に入ることができます。

「承認依頼一覧」タブ側には、承認完了になったものも含めて、すべての承認依頼が表示されています。この中で操作欄に編集ボタンが表示されている承認依頼は、操作しているスタッフ(あなた)が対応可能な承認依頼です。このボタンをクリックすると承認依頼画面に入ることができます。

ダッシュボードから入る

ダッシュボードには「あなたが担当している承認依頼」という欄があります。担当している承認依頼がある場合には、ここにそれが表示されます。詳しくは下記を参照してください。